“我们的精选” 旨在向我们的读者展示最受欢迎的– 仍然热爱阅读– 我们档案中的文章。本文最初出现在我们的1990年4月 问题。

编辑’注意: 我们不知所措,无法确定下面关于控制图的文章应该出现在哪个部门。如您所见,控制图的使用跨越了学科界限。因此,这里介绍的材料是任意的。

美国公司最近试图在当前的经济环境中竞争时变得更加注重质量。为了保持竞争力,许多公司已采用统计方法来提高质量并保持对制造过程的控制。虽然这个词“质量控制” 通常在制造环境中提到“会计”,会计过程也可以从统计质量控制技术的应用中受益。因此,如果会计师了解用于质量控制的统计方法,则他们可能会使用它们来改进会计程序以及公司’或客户’的制造过程。

具体来说,本文研究了“控制图”用于分析和控制会计流程。控制图是一段时间内从流程收集的数据的图形说明,从而提供了性能的运行记录。控制图有用的会计流程示例包括发票和其他会计凭证的发行,纳税申报单的准备以及各种审核流程。使用控制图监视会计流程的好处包括更高质量的服务,降低的成本和更高的盈利能力。

控制图如何工作

控制图可用于分析和控制重复过程,因为它们有助于确定何时需要采取纠正措施。因为它们显示性能的运行记录,所以控制图可为管理人员提供多种类型的信息。例如,控制图可用于:

1. Pinpointing errati or unpredictable processes;

2. Obtaining warning of impending trouble, such as an unexpected change in a process;

3. Evaluating product (service) consistency over time;

4. Decreasing performance variability in a process, thereby decreasing the level of post-process inspection of the output generated by the process;

5.确定过程产生错误和错误的输出时的故障原因;和

6.知道流程何时可以从流程中做到最好。(1)

控制图是包含中心线以及控制上限和下限的图形。中心线代表过程平均值。控制极限代表围绕中心线的可接受性的上限和下限。横轴表示样品编号或时间点,纵轴表示样品的测量值。

控制图通常基于从过程样本中收集的数据。在抽取足够数量的样本并将数据绘制在控制图上之后,评估过程的稳定性。稳定的过程被认为是“掌控之中” 而一个“失控” 过程不稳定,因此不可预测。图1说明了处于控制状态的过程与处于失控状态的过程之间的区别。

在图1中的A部分中,该过程处于统计控制中。样品测量值在控制范围内,并且似乎在中心线周围随机分布。偏离中心线(偏离平均)的点是由常见的不可避免的变化引起的,该变化始终存在并且是过程的一部分。控制上限(UCL)和控制下限(LCL)之间的区域表示该过程的正常变化范围。

图1部分B所示的过程失控,因为许多点超出了控制范围。这些失控点代表“特别” 要么“可分配的” 引起变化的原因应进行调查。对这些要点的调查可能表明,过程条件在取样时周围发生了变化,并可能导致发现导致过程不稳定的问题。

图1中的C部分也说明了失控过程。尽管所有测量值都在控制范围内,但中心线两侧的长时间点表明已发生过程偏移。因此,存在一个或多个可指定的变化原因,并且需要进行调查以确定过程偏移的原因。确定原因后,可以采取适当的措施使过程恢复统计控制。

控制图的类型

在控制图可用于帮助控制会计过程之前,必须确定要使用的图的类型,然后收集测量样本。选择适当的控制图取决于过程的性质和要从样品中收集的数据类型。如果对特定度量使用错误类型的图表,则结果将无意义或具有误导性。(2)

下一节包含控制图在会计流程中的四种不同应用。表1概述了每种情况,包括:(1)正在评估的会计流程; (2)从过程中获得的测量结果,并绘制在控制图上。

会计应用

控制图在大规模,重复性过程中提供了最大的好处。以下示例说明了控制图在一些典型的会计,审计和税务流程中的应用。当然,在决定是否为给定的会计流程实施控制图之前,应进行成本/收益分析。

情况1–内部审计。内部审核的功能是确定公司政策和程序的遵循程度。由于许多程序都是重复性的,因此内部审计师可以使用控制图监视全年的各种会计流程。可以通过控制图进行监视的流程包括工资核算,发票付款和收款。此处显示工资核算。

工资核算中涉及的重复程序包括加班的适当授权,时间记录的批准以及工资总额和工资扣除额的计算检查。为了确保对这些程序的内部控制全年有效,内部审计师可能会在每个薪酬期内对员工的个人薪酬记录进行抽样调查。对于样本中的每个员工薪水记录,内部审核员将验证所需授权和批准的文件。缺少授权或批准即构成审核异常或不合格。

为了构建此过程的控制图,需要对每个样本的审计异常数进行计数和绘制图形,如图2所示。

此控制图提供了连续20个支付期的工资核算流程内部控制的直观图片。通过检查控制图,内部审计师可以评估内部控制是否有效。失控点(例如样本(6)和(15))表示工资核算过程中的意外更改,需要立即进行调查。这些失控点的可能原因可能是雇用新员工或轮换工作职责。如果问题是由于这些原因之一引起的,则对员工进行的额外培训或教育应防止在将来发生此类错误。

尽管图2说明了失控情况,但是处于控制中的控制图也可能提供可用于改进内部控制的信息。例如,图2中每个样本的平均异常数(中心线)为2。由于每个样本的异常数量应该少,内部审计师可以评估每个样本的两个异常是否过多。如果是这样,审核员应认识到必须更改薪资授权流程,因为当前流程以平均两个例外为中心。改变过程就是管理’责任,但内部审计师应能够使用控制图说明存在问题。

情况二–客户计费。控制图在帮助公司改善财务状况方面也可能有用。例如,改善现金状况的一种方法是加快从客户处收款。缩短提供商品(服务)的时间点与向客户开票的时间点之间的时间量是加快收款速度的关键步骤。

在使用控制图评估客户开票流程时,公司可能会定期抽取发票的随机样本。对于每张发票,都会测量交货日期和开票日期之间的时间量。如图3中的A部分所示,发票样本中计费时间的变化量绘制在控制图上。整个样本的平均计费时间在第二张控制图上显示,如图3 B部分所示。

要评估客户开票流程,必须同时考虑两个控制图。第一个控制图用于评估不同样品在计费过程中变化的变化。中心线代表发票样本的开票时间的标准变动量。首先检查此图表,因为变化的变化可能是平均帐单时间变化的原因。在图3(a)中,图表处于受控状态,因此过程变化稳定。如果图表失控,则需要进行调查以确定导致失控样本过度变化的原因。

如果过程变化稳定,则应评估过程平均值。第二张控制图显示了样本之间平均计费时间的变化。此图表上的中心线代表交付和计费之间的标准时间。如图3(b)所示,该公司的标准计费时间为5天。样本(9)和(18)表示超出控制点。在这些时间段内,员工的疾病或休假可能会导致结算延迟。

情况3–报税表准备。尽管前面的插图集中于公司的会计程序,但是公共会计师也可以使用控制图技术来评估审计客户的内部控制或评估其公司’的内部结算流程。此外,公共会计师事务所还可能会发现控制图的独特用途,例如在纳税申报单编制中。例如,如果使用计算机来准备纳税申报单,则会计会获取纳税人提供的信息,并将其转移到计算机输入表中。输入的工作表可以发送到生成纳税申报表的税务服务,也可以在内部生成纳税申报单。输入表单填写不正确会导致不正确的纳税申报表,因此必须重复此过程。最终结果是公司利润降低。

计算机输入表单的准备是可以在控制图上绘制的过程。主要问题是输入表格是否正确;表格上的错误数量不是那么重要,因为即使是一个错误也会导致无法使用的纳税申报单。对于这种类型的过程,适当的控制图将显示每个纳税申报单样本的不良率,如图4所示。

评估公司的绩效’的人员,每个准备人员’s的输出可以在单独的控制图上绘制。每个图表的中心线代表有能力的人期望的有缺陷的纳税申报表的百分比。如果以此为标准,公司将根据该标准评估每个准备者的准确性。如果出现失控点,则应调查原因。例如,假设第一个点和此后的每个第六点(如图4所示)都高于特定准备者的控制图上的控制上限。调查可能会导致发现这些失控点在每个星期一发生(假设在纳税季节为六天工作制)。公司应就此发现向员工提供咨询,并尝试了解为什么星期一比星期几有更多错误。一旦知道原因,员工将来就可以避免这些失控点。

案例4–旅行和娱乐费用。组织可以使用控制图来管理成本和支出。有效的支出监控包括确保支出得到适当授权和记录的控制,以及监控支出水平的控制。

出于成本控制和税收方面的原因,旅行和娱乐是一项应受到监控的支出。选择适当的控制图取决于主要重点是监视费用水平,还是监视旅行和娱乐费用是否已得到适当授权和记录。

为了监控授权和文件,公司可以每月提取旅行和娱乐费用凭证的样本。将检查每张凭单,以验证费用是否得到适当授权以及附有适当的文件。如果凭单凭证不完整或缺少授权,则表示不合格。

例如,假设样本数量为50张优惠券。每个样品的不合格凭单数量在控制图上显示,如图5所示。该图说明了一个超出控制范围的过程,在该过程中,控制限制以每个样品三个平均值的平均值为中心。一个失控的原因可能是因为雇用了几名新销售人员,他们误会了提交旅行券的正确程序。一旦出现失控点并确定了原因,就应告知销售人员适当的程序。

其他用途

此处提供的示例仅说明了控制图在会计流程中的四种可能应用。也可以使用类似的图表来评估许多其他重复性的会计和财务流程。(3)这些流程可能包括:

1. Number of invoices processed per period;

2. Time required to prepare a monthly statement;

3. Average age of accounts receivable;

4.失去的购买折扣数量;和

5.当佣金基于总销售额时,每个销售人员的销售回报。

一旦会计人员了解了统计质量控制的基础知识以及如何轻松准备控制图,他们便可以轻松地确定会计功能中涉及的其他重复过程,在这些过程中,控制图将用作控制技术。

了解控制图的好处

由于许多制造商现在正在使用控制图来评估其流程,因此,如果会计人员要继续向其雇主或客户提供最大的服务,则必须了解统计流程控制。此外,会计师无疑会在其部门或公司中发现许多控制图用途。如果通过使用统计方法来改善会计流程的质量,则公司应具有更高的盈利能力。由于会计服务质量的提高和提供服务所产生的成本的减少,将导致盈利能力的提高。在今天保持竞争力’在所有环境中,包括会计在内的所有部门都必须尝试以尽可能低的成本提供高质量的服务和产品。图1至5省略表格数据1省略

(1)有关典型控制图应用程序的详细列表,请参见Irving W. Burr,《统计质量控制方法》(纽约:Marcel Dekker,Inc.,1976年)。 (2)有关特定控制图的更多信息,请参见统计质量控制方法(纽约:Marcel Dekker,Inc.,1976年)欧文·伯尔,以及统计质量控制,第5版,尤金·格兰特和理查德·莱文沃思。 ed。 (纽约:麦格劳-希尔出版社,1980年)。 (3)有关控制图在财务管理中的一些应用示例,请参见James M. Reeve和John W. Philpot,“统计过程控制在财务管理中的应用,” 制造业成本管理杂志(1988年秋季),第33-40页。

理查德·沃尔特(Richard M. Walter),德克萨斯州立大学德州理工大学会计学助理教授;罗德岛大学金斯敦分校的会计学助理教授Mark M. Higgins;田纳西大学会计学院副教授Harold P. Roth,田纳西州诺克斯维尔